Wat is een paperless office?

Welbeschouwd is een paperless office niet de juiste naam. Het gaat niet alleen maar om het elimineren van het papiergebruik in een kantoor. Dat is geen doel, maar een middel. Een middel om bedrijfsprocessen efficiënter te kunnen laten verlopen, een middel om de communicatie intern en extern te verbeteren, een middel om de samenwerking tussen mensen en afdelingen ten optimaliseren.

Een paperless office heeft alles te maken met, kort gezegd, online samenwerken. Alle medewerkers van uw bedrijf maken daarbij gebruik van één centrale database. Van directie en marketing tot P&O en secretariaat. En van R&D tot de postkamer. Of welke afdelingen u maar heeft in uw bedrijf. Natuurlijk heeft niet iedereen toegang tot dezelfde gegevens. Autorisatie op gebruikersniveau beperkt de informatie waarover uw medewerkers kunnen beschikken. En optimale beveilingsmethoden waarborgen dat derden zich geen toegang tot kritische bedrijfsinformatie kunnen verschaffen.
Binnen een paperless office is alle informatie gegroepeerd en gekoppeld.
Er is geen plaats meer voor stand alone oplossingen. Bedrijven werken met één nieuw sofwarepakket, waarin oplossingen voor ERP, document-verwerking, personeelsadministratie, financiële administratie etc. zijn geïntegreerd. Dubbele databases of tweemaal dezelfde informatie invoeren is er niet meer bij.